PE SCURT
De multe ori, oamenii nu reușesc să respecte deadline-urile. Explicația nu poate fi doar lene sau amânare, deoarece în multe dintre aceste cazuri angajații lucrau la o productivitate maximă. În schimb, există noțiunea de eroare a planificării, ceea ce ne determină să subestimăm în mod constant timpul care ne trebuie pentru a finaliza un proiect, scrie David Robson pe bbc.com.
PE LUNG
Cei mai mulți dintre noi putem empatiza cu acest sentiment al timpului care se grăbește în fața ochilor noștri, în timp ce luptăm pentru a finaliza o sarcină. Cel puțin majoritatea întârzierilor noastre nu sunt cauza umilinței naționale, dar termenele ratate au dus la fețe înroșite în politică, în numeroase ocazii. Luați în considerare Opera din Sydney. Guvernul australian a comandat pentru prima dată proiectul în 1958, cu o dată de finalizare preconizată de 1963. Cu toate acestea, a fost deschis în 1973 – cu 10 ani întârziere – cu un cost suplimentar enorm.
De ce suntem atât de răi la respectarea programelor? Explicația nu poate fi doar lene sau amânare, deoarece în multe dintre aceste cazuri angajații lucrau la o productivitate maximă. În schimb, psihologii au stabilit că există un calambur la nivel cognitiv, numit eroarea planificării. Lucru ce ne determină să subestimăm în mod constant timpul care ne trebuie pentru a finaliza un proiect. Concluzia lor este că termenele noastre inițiale sunt eronate încă de la început.
Indiferent dacă gestionați un proiect profesional complex sau pur și simplu încercați să vă renovați casa, o înțelegere a erorii de planificare vă va ajuta să vă asigurați că atingeți fiecare obiectiv la timp.
Conceptul erorii de planificare a fost introdus pentru prima dată de psihologul și economistul Daniel Kahneman, premiat cu premiul Nobel, și de colaboratorul său, Amos Tversky, în anii 70, care s-au inspirat din obiceiurile colegilor lor.
Au fost surprinși să observe că colegii lor au subestimat, în rutina lor, cât timp va dura un proiect pentru a fi finalizat, chiar și după ce au pierdut multe termene pentru proiecte similare în trecut. Ei nu au învățat din propriile erori.
Sondajele confirmă faptul că falimentul în planificare este uluitor de comun. În școli și universități, acesta poate fi văzut atât în rândul personalului, cât și la studenți. În domeniul IT, sondajele sugerează că mai puțin de o treime din proiecte îndeplinesc termenul inițial. În cercetarea industrială și proiectare, proiectele durează de aproximativ 3,5 ori mai mult decât era de așteptat. Estimările sugerează că până la 90% dintre scriitori finalizează târziu manuscrisele. Erorile de planificare ne-ar putea ajuta, de asemenea, să înțelegem de ce oamenii nu reușesc să depună declarațiile fiscale la timp.
O teorie este că eroarea de planificare decurge din tendința noastră mai largă de a ne concentra pe detaliile fine ale unui scenariu, mai degrabă decât pe imaginea de ansamblu – ceea ce Kahneman numește „a privi în interior”.
Cum rezolvăm erorile planificărilor
Problema este că eșecurile noastre în a îndeplini termenele sunt cauzate de factori mai puțin previzibili, mai generali – cum ar fi distrageri la alte sarcini, dificultăți în călătorie sau boală – care ar putea contribui la întârziere.
De multe ori simțim că un proiect poate fi finalizat rapid și cu mai puțin efort. Asta ne conduce către ignorare sau respingere a indicilor că ar putea dura mai mult.
O înțelegere a erorilor de planificare poate explica de ce chiar și cele mai bune încercări ale noastre de gestionare a timpului pot fi uneori fără succes. Într-un studiu din 2003, un grup de studenți canadieni au fost rugați să facă planuri detaliate pentru a executa sarcini precum cumpărăturile de Crăciun. Estimările lor de timp erau chiar mai nerealiste decât ale persoanelor care nu-și alcătuiseră un program. Problema era că se concentrau în continuare pe sarcinile mai specifice de îndeplinit, mai degrabă decât pe toate acele distracții și provocări mai puțin previzibile care i-ar putea împiedica să îndeplinească aceste sarcini la timp. Planurile lor detaliate îi dăduseră, pur și simplu, un fals sentiment de securitate.
Dar dacă doriți să faceți planuri mai realiste în primul rând, ar trebui să acordați, de asemenea, o atenție sporită experiențelor anterioare și să rezistați tentației de a le respinge relevanța pentru problema actuală. (Dacă nu ați experimentat acest tip de proiect singur, uitați-vă la media persoanelor aflate într-o poziție similară.)
Situațiile ar putea să nu fie identice – este puțin probabil să vă confruntați exact cu aceleași provocări în acest moment – dar, ca referință, aceste experiențe anterioare vă ajută să setați o estimare de bază mai bună a timpului pentru a finaliza un proiect, pe care îl puteți apoi rafinați cu detaliile particulare.
