Cum să muți un eveniment mare pe online. Explică organizatorii Rockit

PE SCURT

Weekendul trecut a avut loc Rockit Conference, iar organizatorii sunt mulțumiți de cum au reușit în numai trei săptămâni să transforme evenimentul în unul online. În două zile de conferință, au vorbit 42 de speakeri, cifră specială pentru echipă, și au reușit să acumuleze mii de vizualizări pe online. 

Stela Roman și Lyu Perciun-Lazari îți povestesc despre cum au reușit să mute conferința online, ce provocări au avut și bonus, fetele vin cu cinci sfaturi pentru asemenea situații.

PE LUNG

Conferința Rockit trebuia să aibă loc pe 8 și 9 mai, cu o mulțime de invitați, speakeri și participanți. Pregătirile erau început și subiectul stabilit: Going Global, despre cum mutăm afacerile noastre din local în global. 

Dar planurile au fost date peste cap de COVID-19. Atunci, Stela Roman și colegii ei din echipa de organizare au decis să mute conferința online și să adapteze și subiectul –  „Don’t panic: Finding solutions for the new reality”.

42 de speakeri au vorbit despre marketing, transformare digitală, medicină, educație, antreprenoriat, vlogging, media, comunicare, finanțare de proiecte, investiții și altele. Pentru echipă, cifra de 42 este specială. Inițial, planificau să aibă 22 de speakeri, însă cu trei săptămâni înainte de conferință și-au amintit de motto-ul din cartea The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy „Don’t panic”, iar cifra 42 reprezintă în această carte răspunsul la viață și la univers. În acel moment, organizatorii și-au imaginat cum ar fi dacă ar avea 42 de speakeri.

Deși inițial toți au fost foarte entuziasmați de idee, un pic mai târziu nu mai era atât de clar cum să includă 42 de vorbitori într-o agendă de două zile. Au fost nevoiți să modifice planul în așa fel încât discursurile să fie consistente, iar cei care vor viziona conferința să poată vorbi cu experții. Așa au creat un chat pe Telegram unde s-au pus întrebări și s-a făcut networking cu vorbitorii.

Partea tehnică a fost o provocare pentru organizatori. Au muncit aproximativ 20 de persoane ca totul să meargă ca la carte. Pentru momentele când ar fi putut să apară vreo problemă de conexiune sau tehnică, echipa a pregătit materiale de rezervă. Și sigur că le-au și folosit. Unul dintre speakeri nu avea sunet și a trebuit să vorbească următorul din listă. În paralel, echipa din regie a rezolvat problema la distanță.

„A fost o provocare, pentru că a fost pentru prima dată când noi am făcut asta. În viitor, nu va fi mai greu, pentru că drumul este bătut, toate pietrele subacvatice au fost descoperite, știm greșelile”, explică Stela Roman, a cărei funcție oficială în cadrul echipei este The charismatic Magnetar Agenda Manager and First Officer, nume inspirat din filmele science-fiction cum ar fi Star Treck.

Colega Stelei, The Inspiring Galactic Second Officer and Communication Officer, Lyu Perciun-Lazari, spune că această experiență a făcut-o să înțeleagă și să vadă punctele forte și punctele slabe ale unui eveniment online. Cel mai mare dezavantaj este că nu are loc interacțiunea de față în față cu un speaker. „Nimic nu poate să schimbe experiența din offline de interacțiune, când vezi persoana în față și poți să te saluți, să dai mâna sau să te prezinți, să comunici în mod liber…”

De asemenea, tânăra recunoaște că sunt foarte multe avantaje în organizarea conferinței Rockit online. Dacă în anii trecuți când conferința se întâmpla offline, se adunau 400-700 de oameni, în acest an s-au înregistrat peste o mie și jumătate de oameni ca să asculte speech-urile experților. Mai mult, videourile cu conferința au fost vizualizate de peste 160 de mii de ori. „Asta este un avantaj foarte mare, pentru că acoperim și o zonă geografică mai mare, pentru că anul acesta au fost participanți din peste zece țări care s-au înregistrat… Îți dai seama că numărul de facto al vizualizărilor este și mai mare”, explică Lyu, adăugând că datele încă sunt în curs de procesare.

Și numărul mare de vorbitori a fost posibil datorită mediului online. Lyu spune că este foarte complicat să aduci experți de peste hotare, mai ales din punct de vedere financiar. Dar acum, bugetul pentru cazare și alte cheltuieli a fost redistribuit pentru online. 

Echipa de la Rockit Conference vine și cu câteva sfaturi:

1. Cercetează piața, urmărește evenimentele, cum arată ele ca imagine, ca și interacțiune cu audiența.
2. Nu-ți fie frică să întrebi alți organizatori despre cum a avut loc și ce s-a făcut pe partea tehnică, prin ce greutăți au trecut. Multe chestii la care nu ne-am gândit au apărut exact în ziua evenimentului.
3. Cere ajutorul comunității ca să transmiți mesajul tău, caută parteneri care să te ajute în așa fel încât să vadă cât mai mulți oameni evenimentul. În perioada aceasta, este foarte mare gălăgie pe online și evenimentul s-ar putea pierde dacă nu depui un efort mai mare. Implică comunitatea de influenceri. Rockit Conference a avut suportul comunității în ambele zile, au povestit despre eveniment, au făcut share, au făcut stories și au anunțat audiențele lor despre chatul în Telegram și despre live-uri.
4. Nu folosi muzica copyrighted pentru că riști să fii blocat/ă de Facebook sau Youtube dacă faci streamingul pe aceste platforme.
5. Fii flexibil/ă. Fă-ți un plan A, B, C pentru situații care pot apărea în ziua evenimentului. Trebuie să ai text pentru momente în care trebuie de întins de timp, pentru a salva vreo situație. Noi, la Rockit, suntem mulțumiți de rezultat, pentru că am planificat și pentru situațiile imprevizibile. Astfel am fost pregătiți pentru momentele în care lucrurile nu mergeau 100% conform agendei.